接待外賓

日期:2004-02-23 16:41:00

  隨著國際交往的日益頻繁,各國領(lǐng)導人、政府官員、公職人員、社會知名人士、企業(yè)家之間的互訪活動大量增加。這些訪問包括正式的國事訪問、友好訪問、工作訪問、考察訪問、各種業(yè)務(wù)訪問,以及順道訪問、非正式的私人訪問,等等。除了雙邊的訪問活動以外,還有許多多邊性質(zhì)的國際會議、會晤以及其它國際活動。因此,世界上許多國家都要經(jīng)常接待來自其它國家的大量外賓。如何做好接待工作,當好東道主,是禮賓交往中重要課題。
  在接待外賓過程中經(jīng)常遇到的一些禮儀程序和不同方式的活動,如迎送、宴請、會見、會談等,我們在前面已經(jīng)談到的是與接待工作直接有關(guān)的一些其它問題。
  關(guān)于邀請的方式。外賓來訪,通常要由東道國先發(fā)出邀請,這既是禮節(jié),也是一項必要的手續(xù)。邀請一般應(yīng)以局面方式進行,被邀者在接到邀請函后,應(yīng)及時給予答復(fù),并據(jù)此辦理有關(guān)的手續(xù)。邀請函除表示歡迎之意外,也表明被邀請者的身份、訪問的性質(zhì)以及訪問的日期和時間等內(nèi)容。有時,為了表示客氣,也可請被邀者在他認為"方便的時候"來訪,或?qū)r間留待以后"另行商定"。
  實際上,訪問也并不一定都是由東道國一方首先提出,在有些情況下,是雙方協(xié)商的結(jié)果。有的訪問安排是由有關(guān)的協(xié)議事先約定;有的是當面口頭邀請在先,然后再補送書面邀請函件;有的是通過外交途徑商定訪問事宜;也有的是來訪者有訪問的愿望,主動向東道國作出某種表示,經(jīng)雙方磋商同意,然后再作正式安排。還有的訪問是作為一種"回訪"的方式進行??傊梢砸暡煌闆r,靈活運用。
  有些國家對邀請外國領(lǐng)導人來訪,做出了某些規(guī)定。例如,我國規(guī)定,應(yīng)邀來訪的國家元首、政府首腦訪華天數(shù)一般以5天為限,最長不超過7天。其抵京日期,應(yīng)避開中方的節(jié)假日和星期天。如因航班等原因?qū)嶋y避開,則抵京當日中方不安排正式活動。關(guān)于接待外賓的費用,國際上比較通行的做法是,來訪者的國際旅費由來訪者自己負擔,在抵達東道國國境后的住宿交通等,由東道主招待。告別宴會或答謝宴會的費用,由來訪者自理。但費用問題也可由雙方通過協(xié)商決定。例如,對某些外賓安排自費來訪,東道主除付設(shè)宴招待的費用外,全部住宿交通費均由來訪者自行負擔。還有的國家因財力所限,對來訪代表團有人數(shù)限制,或在邀請時,即言明邀請的人數(shù),超出部分的人員,費用自理。據(jù)俄羅斯《消息報》1995年月日1月3日報道,外國總統(tǒng)訪俄,俄方只負擔12~15人的費用,俄總統(tǒng)出訪,對方也是這幺辦。隨領(lǐng)導人來訪的企業(yè)家、記者等的費用一般自理;專機機組人員的費用,除雙方民航有互惠協(xié)定外,一般亦應(yīng)自理。
  為了搞好接待,在外賓抵達以前,就應(yīng)做好充分的準備工作。首先,要搞清楚來訪外賓或代表團的基本情況。例如,來訪外賓的總?cè)藬?shù),是否包括主賓和其它人員的配偶,來訪人員的職務(wù)、性別、禮賓次序等情況,這些均可請對方事先提供。重要國賓來訪,其隨訪人員中,有正式隨行人員(或代表團團員)和工作人員之分,而正式隨行人員中有的還是政府的高級官員。此外,有的國家領(lǐng)導人來訪,隨行的還有企業(yè)家、記者以及專機的機組人員等。這些都應(yīng)在事先了解清楚,以便由有關(guān)單位做好相應(yīng)的接待準備。
對于外賓的飲食愛好、宗教禁忌以及是否有其它特殊的生活習慣等也可事先向?qū)Ψ教皆儯匾獣r,還可向?qū)Ψ剿饕獊碓L者的血型資料。
  擬訂來賓訪問日程前,還要向?qū)Ψ搅私馇宄蛛x的日期和時間、交通工具和施行路線、對參觀訪問的具體愿望等。飛機起降的具體時間,可經(jīng)由民航部門密切掌握。
  訪問日程一般應(yīng)由東道國道國首先提出。日程草案擬訂后,可先將主要內(nèi)容告知對方,以便聽取對方意見,并使對方有所準備。日程安排的好壞,對訪問的成功與順利進行具有重要的意義。特別是國家領(lǐng)導人的訪問,既要使日程安排符合禮議規(guī)格的一般要求,又要避免使人感到所有這類訪問都千篇一律。在擬訂日程草案時,除了遵循通常的禮儀程序以外,還要考慮以下一些因素:1.訪問的目的和性質(zhì);2.訪問者的愿望;3.訪問者同東道國的哪些人和事有特殊的關(guān)系;4.訪問者過去是否曾經(jīng)來訪過,哪些項目過去已經(jīng)看過,如何使本次訪問更具特色;5.來訪者的年齡及身體狀況能適應(yīng)的活動限度;6.代表團其它成員的特殊要求與安排,特別是主賓的夫人,有時可以另行排一些有意義的活動。除了以上因素以外,主方領(lǐng)導人的時間安排是一個十分重要的因素,事先應(yīng)當同有關(guān) 的辦公室聯(lián)系好。
  日程安排的松緊應(yīng)適當?;顒影才盘伲尶腿擞袝r在賓館里無所事事,會感到受冷遇;活動安排太多,又會令客人筋疲力盡。要保持日程安排適當平衡確非易事。為了讓客人在有限的時間內(nèi),多看一些東西,多接觸一些人,常常容易把日程排得太滿,沒有輕松休息的時間。美國前總統(tǒng)艾森豪威爾談起英國女王緊張的訪美日程時說:"她們一定希望有時間休息安靜一下?!绻魏沃指野盐业娜粘贪才诺孟袼齻兊哪菢樱ňo張),我就要把他解雇。"
  有些大型代表團來訪,為了達到更好的效果,可以安排他們分組活動。有的次要活動,可以安排代表團其它成員參加,以減輕主賓的勞累。
  接待規(guī)格的高低,體現(xiàn)了對來訪客人的重視程度和歡迎的熱烈程度,來訪者對于接待規(guī)格的高低也往往比較敏感。因此,對于來訪客人的接待規(guī)格要妥善掌握。
  接待規(guī)格的高低常常從各方面表現(xiàn)出來。例如,宴會規(guī)模的大小,出席宴會的主方人員的身份;某些禮儀活動的隆重程度等,甚至有時住房和交通工具的安排,也會被人視為接待規(guī)格高低的反映。因此,對于同一級別的國賓,應(yīng)保持大體上差不多的接待規(guī)格,以免給人以厚此薄彼的感覺。而對于某些在政治上或兩國關(guān)系上有特殊需要的國賓給以"破格"的接待,則可能會收到明顯的效果。
  埃爾默·普利施科在其所著《首腦外交》一書中,描景。由于美英的傳統(tǒng)關(guān)系和女王的特殊身份,她受到了美方特別隆重熱情的接待。普利施科寫道:"在女王繁忙日程上的主要活動有25項以上。每時每刻都有安排?!卮蠡顒影?次國宴、3次正式午宴、4次招待會和1次皇家授勛儀式。""第一天晚上,總統(tǒng)設(shè)國宴招待英國君主。宴會菜肴包括:冷凍菠蘿、杏仁奶油湯、煎魚片、烤小鴨、加白蘭地酒的果仁冰淇淋和4種酒。近百人的晚宴用的是艾森豪威爾的餐具,餐具上有一道寬純金鑲邊,復(fù)雜的圓凸雕飾,中間有金色的總統(tǒng)印徽。女王戴著亞歷山大女王的寶石頭飾……總統(tǒng)佩帶女王父親授予的、令人羨慕的榮譽勛章。""第三天晚上,女王在英國大使館為艾森豪威爾總統(tǒng)夫婦舉行國宴,有80名客人,晚宴用的加冕宴會瓷餐具是特意從白金漢宮帶來的。加拿大黑色哨兵樂隊表演風笛助興,他們身著緋紅色配有黃銅紐扣的上衣、墨綠格子花呢短裙,鞋上有白色鞋罩。"報紙報道了這次訪問的許多細節(jié)。美國國務(wù)卿稱這次訪問使兩國之間緊密的歷史聯(lián)系更為"熱烈、充滿省略和舉足輕重"。
  接待規(guī)格雖然可以從多方面反映出來,但領(lǐng)導人的接見尤其重要。由誰接見,談得怎么樣,都是人們所關(guān)注的熱點。有時候,東道國的主要領(lǐng)導人不在首都,來賓亦愿特意去外地會見。所以,在擬訂接待計劃和安排活動日程時,對領(lǐng)導人的接見,要給予特別的重視。
  各國對來訪外賓,尤其是國賓的安全,都特別重視。有些國家在重要國賓來訪時,采取特別的安全警戒措施。這是因為東道國政府有責任保證客人在其境內(nèi)逗留期間的人身安全。按照國際上通常的做法,國賓來訪,自入境之時起,其安全保衛(wèi)的責任,就落在東道國肩上。東道國政府應(yīng)同來訪國政府配合,精心制定保護他們的計劃,包括警察護送、現(xiàn)場控制、近身保衛(wèi)、食物品嘗、交通安全以及其它一切必要的技術(shù)和預(yù)防性措施。禮賓部門在考慮日程和活動現(xiàn)場的安排時,也應(yīng)將安全因素考慮在內(nèi)。
  有的國家為了做好本國領(lǐng)導人出訪期間的安全保衛(wèi)工作,還事先派本國安全部門的負責人前往訪問國打前站,以便同東道國有關(guān)部門交流情況,勘察現(xiàn)場,交換意見,進行合作。
  為了做好外賓的醫(yī)療保健工作,應(yīng)采取相應(yīng)的醫(yī)護措施。重要國賓,由指定醫(yī)院派專門醫(yī)生和護士隨團照應(yīng)。
  外賓來訪期間的生活接待十分重要。住房、坐車、生活起居,要盡量使其舒適、方便、安全,飲食應(yīng)當可口。住地應(yīng)當選擇在環(huán)境優(yōu)美安靜的地段,以便使來賓在繁忙緊張的活動之后得到適當?shù)男?。國事訪問一般以住國賓館、高級飯店為多,這些地方設(shè)備好,服務(wù)周到有經(jīng)驗。也有的國家為了講究禮儀規(guī)格而安排來賓住在王宮、別墅等地方。元首住地應(yīng)升來訪國的國旗或元首旗。住房的分配,身邊工作人員,如秘書、譯員、近身警衛(wèi)和服務(wù)人員等應(yīng)住在靠近主賓的房間。對代表團中的高級官員亦應(yīng)妥善安排。除非不得已的情況,單身漢亦應(yīng)安排單獨房間,而不要安排單身漢兩人合住。住房可由東道主安排分配后,再征求客人意見;也可將房間位置圖提前交給對方,請對方自行安排。
常年有外賓居住的高級賓館、飯店,都應(yīng)把搞好生活接待、不斷提高服務(wù)質(zhì)量作為其孜孜不倦的奮斗目標,不但要配備先進的生活設(shè)備,而且要有優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。對客人要細致周到、體貼溫馨,于細微處見精神。有一位紐約商人是泰國曼谷東方飯店的??停幸淮嗡谛瞧谖遄∵M這家飯店,發(fā)現(xiàn)飯店把他的房間安排在二樓靠近樓梯的地方,他見此深受感動,因為基于宗教的緣由,他在星期五不能搭乘電梯。事情雖小,其情可嘉。
  對于外賓的坐車,應(yīng)在外賓到達前將車輛編號,做上明顯的標記,按禮賓順序安排他們坐車。大型代表團,可安排部分工作人員乘大轎車,這樣行動會更方便。
住房號和坐車號應(yīng)在外賓下飛機后,印發(fā)通知外賓使他們易于找到自己的坐車和房間,避免現(xiàn)場出現(xiàn)混亂。
關(guān)于飲食,應(yīng)按外賓的習慣和愛好,盡量搞好。還應(yīng)按外賓習慣,在房間內(nèi)準備一些飲料、水果等,供其隨時取用。
  對于氣候的變化應(yīng)密切注意,防止因天氣突變影響訪問的順利進行。60年代,朝鮮崔庸健委員長訪華,到達東長春時群眾夾道歡迎,恰逢飄潑大雨,周總理陪同貴賓乘敞篷車行進,雖然為崔庸健打了傘,但周總理看見幾十萬群眾冒雨熱情歡迎,始終不肯打傘,領(lǐng)導和群眾都挨了雨淋,這種事情應(yīng)盡量避免。
對于外賓在訪問過程中的反應(yīng)和意見,應(yīng)及時了解,并迅速轉(zhuǎn)達到有關(guān)領(lǐng)導和部門。由于外賓訪問的時間不長,活動又很緊張,如不及時了解外賓的反應(yīng),就可能來不及解決所反映的問題加以解決,有助于使訪問獲得圓滿成功。
  對于外賓訪問的情況,應(yīng)通過新聞媒介及時加以報道。為此,要同新聞單位保持密切聯(lián)系,必要時還可以舉行記者招待會。對于記者的采訪活動,應(yīng)適當加以管理。對隨團來訪的記者、攝影記者、廣播電視記者等的采訪活動、通訊以及生活等,均應(yīng)由有關(guān)的新聞單位給以必要的關(guān)心和協(xié)助。如報界要發(fā)表來訪領(lǐng)導人的簡歷、照片等,可事先通過外交途徑向?qū)Ψ剿饕?BR>  對于來賓國家的國旗(元首旗)的旗樣和制作說明,國歌的樂譜可以通過外交途徑向?qū)Ψ剿饕?。此外,還要收集一些來訪國的樂曲,供奏席間樂及晚會表演時用。
國賓來訪,一般都要送禮給東道國的領(lǐng)導人和工作人員,東道國亦相應(yīng)贈禮答謝。領(lǐng)導人互贈禮品,可在會見時當面致送,也可通過禮賓工作人員轉(zhuǎn)交;給一般隨行人員和工作人員的禮品,則可收禮賓人員轉(zhuǎn)交。送禮要避免千篇一律,重復(fù)雷同,因此對每次來訪國賓的禮物,應(yīng)有所記載,以備日后查閱。送給來訪國賓的禮物,應(yīng)爭取隨專機帶走。如無專機,則一般不宜贈送大件易碎難運的禮品,以便于賓客作為隨身行李運走。
  國賓來訪,有的將駐在東道國的大使亦正式列入隨行人員或代表團團員名單。這樣,接待時就應(yīng)把大使作為正式隨行人員列入代表團名單,接待時亦應(yīng)按通常禮儀,安排大使參加某些正式活動,如會見、宴會等。歡迎宴會還應(yīng)邀請使館主要外交官員參加。來訪國家領(lǐng)導人去外地活動,如該國大使提出陪同前往,亦應(yīng)加以安排。經(jīng)貿(mào)、文化、體育及軍事方面的代表團來訪有些官方正式活動,應(yīng)邀請該國駐當?shù)氐纳虅?wù)、文化參贊或武官參加。車速訪問,有的國家提前派先遣組來洽談訪問的具體安排,東道國禮賓部門應(yīng)予接待。
我國做法是,外國國家元首來訪,我駐該國的大使可以提前或陪同來賓回國,參加接待工作。有時,外國政府首來訪,亦可作此安排。這不但有利于溝通情況,做好接待工作;而且有利于我駐外大使在訪問結(jié)束返館后,在當?shù)亻_展工作。這也是符合一般國際禮儀的做法,其它國家也有類似做法。
  來訪國賓去首都以外的其它城市訪問,交通工具一般應(yīng)由東道國安排。外國元首、政府首腦一般安排乘坐專機或火車專列,也有乘包機或火車上加掛專用車廂的。其它一般代表團乘坐班機。公路交通發(fā)達的國家,也可視情況乘汽車。
  國家元、政府首腦去外地,均由政府派其它高級官員陪同前往。當?shù)氐氖虚L、省長舉行歡迎宴會,致歡迎詞,來訪的主賓或其它主要官員答詞。省、市長一般應(yīng)陪同參觀訪問。政治性會談一般在首都舉行,個別情況下也在外地舉行的。著名的中美《上海公報》就是最終在上海談定并公布的。
  接待外賓,特別是接待重要國賓,任務(wù)重,時間緊,是一項涉及外事、公安、交通、民航、首都和外省市等許多單位和人員的綜合工程。國家主要領(lǐng)導人常常親臨參加,親自主持,并有廣泛的群眾參與。因此,各國都有一支精明、干練、經(jīng)過培訓能相互默契配合的接待人員隊伍。這也是做好接待工作的一項基本保證。
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